Aan:             de Leden van de Hengelsportvereniging Waddinxveen

Van:             het Bestuur van de Hengelsportvereniging Waddinxveen

Datum:         20-4-2024

Onderwerp:   Agenda Algemene Ledenvergadering

Dag en datum : Maandag 6 mei 2024

Aanvang        : 20.00 uur, Einde: 22.30 uur

Locatie         : Wijk en Speeltuinvereniging “De Paddestoel”
Lijsterbesstraat 18, 2742 XS Waddinxveen

OPENING VAN DE VERGADERING

1. Opening door de voorzitter, en vaststelling van de agenda en extra ingebrachte zaken.

2. Ingekomen stukken en mededelingen.

BESLUITVORMING

3. Notulen Algemene Ledenvergadering 24 april en 18 november 2023 (bijlage 1)

Besluit gevraagd:

De Algemene Ledenvergadering wordt gevraagd de beide notulen vast te stellen.

4. Rooster van aftreden, herbenoemingen en benoemingen bestuursleden

Op grond van de Statuten moet het bestuur bestaan uit tenminste 7 en maximaal 9 leden. Vervolgens treden twee bestuursleden jaarlijks af en zijn terstond her benoembaar.

Rooster van aftreden:

Om een werkbare roulatie te krijgen waarbij niet te veel kennis en ervaring verloren kan gaan, wordt het volgende rooster van aftreden voorgesteld.

Besluit gevraagd:

Het bestuur stelt voor om ons lid Rick Kaptein te benoemen tot bestuurslid.

Er is met Rick over het functioneren als bestuurslid gesproken en wij zijn verheugd aan de algemene ledenvergadering Rick als nieuw bestuurslid voor te kunnen dragen.

Het bestuur zal een toelichting geven en een advies geven/vragen  ten aanzien van de herbenoemingen en de invulling van lang openstaande functies. Sowieso gaat het om:

1. Invulling:
   1. Penningmeester
   2. Twee bestuursleden
2. Mogelijk benoemen voordrachten nieuwe bestuursleden

5. Jaarverslag (inhoudelijk) 2023 (bijlage 2)

Jaarlijks stelt het bestuur een (meerdere) Jaarverslag(en) op. In dit (deze) Jaarverslag(en) wordt melding gemaakt van de resultaten in het voorgaande kalenderjaar alsook over de financiën in de voorgaande kalenderjaar. Tegelijkertijd worden de speerpunten voor het komende jaar (in dit geval 2024) door de ALV vastgesteld.

Bijgaand het inhoudelijke jaarverslag.

De financiële verslaglegging wordt ter vergadering aangeboden en wel bij agendapunt 6. Bij dat agendapunt wordt óók verslag gedaan van de bevindingen van de Kascontrolecommissie.

Besluit gevraagd:

De Algemene Ledenvergadering wordt gevraagd:

1. In te stemmen met de inhoudelijke Jaarverslagen van 2023 en;
2. De speerpunten voor het bestuur voor 2023 aan te houden zoals die in het inhoudelijke jaarverslag 2022 in hoofdstuk 3 zijn opgenomen.

6. Bevindingen Kascontrolecommissie financieel kalenderjaren 2023

(Stukken worden uitgereikt bij de behandeling van dit agendapunt)

Het financiële Jaarverslag van 2023 wordt door het bestuur tijdens de vergadering uitgereikt.

De Kascontrolecommissie is in de Statuten opgenomen als een orgaan wat de penningmeester en het bestuur toetst op het gevoerde financiële beleid in het voorgaande kalenderjaar. Het is een orgaan van de Algemene Ledenvergadering. De leden van de Kascontrolecommissie mogen ook niet óók in het bestuur zitting hebben.

De Kascontrolecommissie doet jaarlijks, tijdens de Algemene Ledenvergadering schriftelijk verslag aan de Algemene Ledenvergadering van haar bevindingen. Ook adviseert zij de Algemene Ledenvergadering om de 1^e (en 2^e) penningmeester(s) en het bestuur al dan niet decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid over het afgelopen kalenderjaar.

• Tijdens deze Algemene Ledenvergadering zal de Kascontrolecommissie, bestaande uit John van Amerongen en Erik van Beek schriftelijk verslag uitbrengen over het financiële Jaarverslag en de achterliggende financiële stukken van het kalenderjaren 2023. De Kascontrolecommissie zal óók advies uitbrengen of als zodanig decharge kan worden verleend. Het schriftelijke verslag zal tijdens de vergadering worden uitgereikt.

7. Benoeming Kascontrolecommissie financieel kalenderjaar 2024

Op grond van de Statuten dient de Kascontrolecommissie te bestaan uit tenminste 2 leden. In het Huishoudelijk Reglement wat gekoppeld is aan de Statuten staat dat de commissie uit 3 leden bestaat en jaarlijks een derde aftreedt en níet terstond herkiesbaar zijn.

Inmiddels bestaat de commissie al een aantal jaar in de huidige samenstelling.

Er moet dus een nieuwe kascommissie worden samengesteld. Als er vacatures zijn worden deze door de Algemene Ledenvergadering ingevuld. Het bestuur heeft daar dus geen rol bij.

• Tijdens deze Algemene Ledenvergadering voert de Algemene Ledenvergadering overleg met elkaar om een besluit te nemen hoe met deze situatie om te gaan.
• Om de onafhankelijkheid van de kascontrolecommissie te borgen en te respecteren heeft het bestuur geen rol in deze discussie, anders dan het in goede banen leiden van het overleg van de alv.

8. Begroting 2024

(Begroting wordt uitgereikt bij behandeling van dit agendapunt)

Nico Smith, eerste penningmeester, zal namens het bestuur een toelichting geven op de opgestelde begroting. Op een aantal onderdelen van de begroting wordt uitvoeriger ingegaan.

– Onze website dreigt te verouderen. Het bestuur is aan het onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om de website te verbeteren en welke investeringen dit vraagt.

Besluit gevraagd:

De Algemene Ledenvergadering wordt gevraagd in te stemmen met de begroting 2024.

TER INFORMATIE

9. Hernieuwing huurovereenkomst viswater met gemeente Waddinxveen en uitbreiding viswater in huur van Hoogheemraadschap Rijnland.

AFRONDING

10. Wat verder ter tafel komt en rondvraag.

11. Afsluiting van de vergadering